Як правильно відзначати відпустку в табелі: інформація для кадровика
Багато молодих фахівців відділу кадрів не знають, як зазначається відпустку в табелі. Дана стаття допоможе дізнатися як потрібно вести табель обліку робочого часу і відзначати в ньому відпустки.
- табель обліку робочого часу
- заяву співробітника
- наказ роботодавця
Раніше в багатьох організаціях заповненням табеля займався спеціальний працівник. Професія такого працівника називалася табельник. Зараз керівництво організації чи підприємства вважає, що тримати спеціального працівника тільки для обліку явок або неявок співробітників на роботу нераціонально. Табель обліку, де відзначається робоче час, ведуть бухгалтер, кадрові фахівці, а також керівники інших структур. Слід зазначити, що обов'язок щодо ведення табеля повинна відзначатися в підписаному директором трудовому договорі співробітника, на якому лежить облік табеля робочого часу.
Складається табель всього лише в одному варіанті, який після його заповнення повинен бути підписаний керівником і передано до бухгалтерії. Робочий час в табелі враховується шляхом реєстрації явок і неявок. Відпустка належить кожному співробітнику, який пропрацював в компанії більше півроку. Крім графіка відпусток він також фіксується і в табелі. У тому випадку, якщо відпустку встановлено графіком, то кадровик за два тижні до належного відпустки становить письмове повідомлення, що надає співробітникові. У даному повідомленні зазначаються строки запланованої відпустки. Повідомлення складається у двох примірниках, один видається співробітникові, інший залишається у відділі кадрів.
Табель ведеться щодня. Облік ведеться за календарними днями. Щоб знати, як в табелі відзначати відпустку, необхідно знати спеціальні коди, що використовуються при позначенні різних обставин. Наприклад, якщо працівник не прийшов на роботу за нез'ясованих поки обставин ставиться код ПН, тимчасова непрацездатність - Б, відпустка, що видається по вагітності та пологах - ОЖ, без збереження зарплати - ДО. Основну відпустку, який надається співробітникам щороку, наголошується позначенням ВІД, додаткова відпустка - ОД. Табель включає також вихідні та святкові неробочі дні.
Табелі ведуться протягом одного місяця. В кінці місяця підбиваються результати, які вважаються за кількістю відпрацьованих співробітниками годин. Як наголошується відпустку в табелі кодом відомо. Дуже важливо, щоб кожен день відпустки був відзначений в табелі. Для кожного виду відпустки ставляться вищеперелічені позначення. Так само важливо знати, як відзначати в табелі відпускної день, що випадає на свято. У цьому випадку, ставиться позначення В, так як свято не входить в кількість відпускних днів. При підрахунку, відпустка продовжується на кількість святкових днів. Наприклад, у табелі буде зафіксовано чотирнадцять днів відпустки плюс один святковий день. Крім літерних позначень, використовують також і спеціальні цифрові коди.
Директор або керівник за три дні до початку відпустки повинен написати наказ, в якому показано кількість відпускних днів, дата початку відпустки і його закінчення. Наказ про відпустку направляється у відділ кадрів або бухгалтерію. У бухгалтерії же готується розрахунок відпустки, який вираховується, враховуючи середню зарплату співробітника. Щоб не помилитися в тому, як відзначати в табелі відпустки, необхідно знати на підставі яких документів в табелі робляться відмітки і позначення. Для основних видів відпусток необхідний наказ з підписом самого працівника. Також Трудовий кодекс надає співробітникові можливість вийти у відпустку, але без видачі зарплати. В даному випадку кадровий працівник ставить в табелі позначення ДО.
Багато хто цікавиться, як відзначати відпустку в табелі, пов'язаний з доглядом за дитиною. Даний вид відпустки надається з урахуванням заяви співробітниці. Якщо співробітниця перебуває у відпустці по вагітності та пологах, то потрібно проставити позначення Р. Якщо ж вона у відпустці по догляду за дитиною від півтора до трьох років, то даний відпустку в табелі відзначається кодом ОЖ. У табелі необхідно відзначати як дату початку відпустки, дату народження дитини і тривалість декретної відпустки. Така відпустка так само відзначається в табелі щомісяця аж до закінчення його терміну. Заповнюючи табель обліку, необхідно знати, як відзначати в табелі відпустку, якщо у працівника такий вид відпустки, як навчальний. Така відпустка вважається оплачуваних. У цьому випадку в табелі ставиться буква «У».
Правильність оформлення табеля перевіряється податковими органами, які звертають велику увагу на те, як відзначають відпустку в табелі уповноважені особи. Співробітники податкових органів та трудової інспекції зіставляють дані табеля з розрахунковими відомостями. У свою чергу, розбіжності в документах загрожують організації адміністративним штрафом у великих розмірах. Так само варто відзначити, що деякі кадровики фіксують період відпустки ще до його закінчення. Однак робити це небажано. У організації можуть з'явитися деякі непередбачені обставини, у зв'язку з якими роботодавець може покликати співробітника назад. Таким чином, псується табель. А виправлення і помилки в кадровому документі не дозволяються. Після того, як зроблені всі записи, документ обов'язково підписується керівником.
