Як написати доповідну на співробітника вищестоящому керівництву?
Для вирішення питання як організувати співробітників начальник відділу та будь-який інший працівник може використовувати доповідну записку вищому керівництву. Результат же залежить від правильного її складання.
- ручка
- аркуш паперу
Здійснюючи порушення і не отримуючи за це ніякого покарання, багатьом співробітникам властиво їх повторювати. Це може призвести до напруженій обстановці в колективі, коли одні працюють як належить, а один же дозволяє собі ухилятися. В результаті у такого порушника з'являються однодумці і робота відділу, а іноді і всього підприємства може бути зірвана. Начальнику відділу не залишається нічого іншого як написати доповідну на співробітника вищестоящому керівництву. Таким же чином можуть надходити та небайдужі співробітники, яким набридло виконувати чужі обов'язки.
Подібний доповідь можна зробити і в усному вигляді, але доповідна записка є документом, що більшою мірою гарантує позитивну реакцію керівництва. При написанні доповідній ставиться ціль не «здати» товариша, а змусити його виконувати свою роботу правильно. А так як організувати співробітників - прямий обов'язок начальника відділу, то при доповіді він просто виконує свою роботу. Як і у будь-якого документа, у доповідної записки є своя форма.
Перш за все, в правому верхньому куті заповнюється кому і від кого адресується документ. Потім, під адресою вказується тип документа - доповідна записка. Текст доповідної починається зазвичай з фрази «Доводжу до вашого відома». Після викладу суті події можна як оцінити співробітника, його роботу і масштаб події, так і не робити цього. Описати ж наслідки для організації необхідно - це буде мотивувати керівництво на прийняття заходів.
Навіть якщо явного збитку даним порушенням не викликане, варто послатися на законодавчі акти або ж внутрішні правила компанії. У висновку необхідно винести пропозицію по покаранню. Доповідна може також писатися з пропозицією як преміювати або як привітати співробітника з ювілеєм, хоча в більшості випадків записка пишеться на співробітника за фактами порушення або ж для вирішення виробничих потреб.
Під текстом доповідної слід поставити поточну дату і підпис. Іноді доповідну на співробітника пише кілька людей, наприклад майстер і начальник цеху. У цьому випадку в шапці вказуються всі доповідати, а під текстом ставляться їхні підписи. На підставі доповідної керівник може як звільнити співробітника за прогули, наприклад, так і просто оголосити йому догану.
Передавати записку допускається як особисто, так і через секретаря. Поштою доповідна записка зазвичай не пересилається, так як є внутрішнім документом. Втім, якщо на підприємстві є корпоративна пошта, можна скористатися і їй. Слід розуміти, що доповідна записка не повинна бути методом тиску на співробітників, а лише мірою з підтримання порядку.
