Як оформити виписку з трудової книжки?
Працівникові, оформленим у штат організації та сдавшему трудову книжку до відділу кадрів, в певний час потрібно зробити виписку з трудової книжки для надання третім особам. Для того, щоб правильно оформити документи, необхідно дотримуватися певних правил.
- Бланк організації
- Шаблон для заповнення виписки з трудової книжки
- Трудова книжка співробітника
- Підпис керівника
- Печатка організації
Трудова книжка є документом, який підтверджує робочий стаж і всю трудову діяльність працівника, починаючи з першого прийому на роботу. У різних життєвих ситуаціях співробітникам необхідно надавати в запитуючі служби підтвердження своєї трудової діяльності, наприклад, до приймальні комісії при вступі до інституту. Слід пам'ятати, що виписка з трудової книжки - це окремий документ, а не просто завірена копія самої книжки. Також документ заповнюється за затвердженою формою, тому його потрібно оформляти чітко і з зазначенням всіх необхідних даних.
Для початку необхідно взяти оригінал трудової книжки та бланк організації, на якому буде оформлятися сама виписка. На бланку необхідно перевірити наявність все реєстраційних даних роботодавця, а також адреса та контактні телефони для зв'язку. Нижче під бланком заповнюється порядковий номер документа і дата його видачі. Далі по середині аркуша великим жирним шрифтом вказується назва документа: "Виписка з трудової книжки". Внизу потрібно прописати посаду і прізвище особи, яка буде підписувати документ. Після того, як всі формальні реквізити заповнені можна приступати безпосередньо до оформлення основного тексту.
Відразу по назвою виписки вказується всі дані з титульного листа трудової книжки, її номер, прізвище, ім'я та по батькові співробітника, рік народження, а також утворення і професія. Нижче вказується первинна дата видачі трудової книжки. Ці дані потрібно вводити за принципом, кожен пункт на своєму рядку. Далі заповнюється вся трудова діяльність співробітника, починаючи з першого запису і закінчуючи поточним місцем роботи. Якщо працівник надав заяву на видачу виписки, в якому зазначено, за який саме період потрібно трудовий стаж, то тоді потрібно знайти запис на початок запитуваної періоду і заповнювати від цієї дати.
Трудова діяльність працівника оформляється у вигляді таблиці, названій як "Відомості про роботу". Стовпці в таблиці виглядають точно також, як і записи в трудовій книжці, тобто порядковий номер запису, дата, відомості про прийом на роботу, переведення або звільнення. Останнім стовпцем буде наказ, на підставі якого внесено запис. Назви можна переписати з самої трудовій книжці. Заповнюється таблиця трудової діяльності точно також і в тому ж порядку, що і сама трудова книжка. Останнім внесеним зведенням буде поточне місце роботи, з обов'язковим зазначенням, що співробітник працює по сьогоднішній день і займаної ним посади.
Підготовлену виписку необхідно ще раз ретельно звірити з трудовою книжкою, і тільки після цього відносити на підпис керівнику. На підписаному документі проставляється печатка організації, і оригінал віддається запит співробітнику особисто в руки. Правильно оформлені документи є запорукою хорошого ставлення співробітників в майбутньому, у зв'язку з чим не поспішати з видачею виписок з особистими даними, а уважно вивчити введені дані. Якщо існує можливість видати співробітникові документи на перевірку перед підписанням, то краще цим скористатися, щоб уникнути прикрих помилок.
