Як скласти опис документів: поради експертів
Опис документів - це важливий і необхідний процес на підприємстві, який систематизує всі завершені в діловодстві справи постійного, тимчасового зберігання та з особового складу. Опис вище зазначених справ провадиться після завершення їх оформлення і перед тим, як відправляти лист з описом.
- Фірмовий бланк
- документи, що підлягають опису
Найчастіше опис документів виконується на фірмовому бланку компанії. Якщо такого немає, то це можна зробити і на звичайному бланку, але обов'язковою умовою залишається наявність на ньому найменування фірми. Також на бланку опису має бути зазначено назву, яка відображає інформацію про документи в тій чи іншій сфері діяльності фірми. Приклад, як скласти опис документів - «Опис документів при інвентаризації». Якщо такі описи на підприємстві ведуться постійно, то також необхідно проставляти порядковий номер. Така нумерація потрібна для того, щоб потім було легше шукати опису документів, у разі запитів на них від контролюючих органів або зовнішніх партнерів. Необхідна документація упорядковується перед тим, як відправити лист з описом і виконати вимоги замовників.
Далі необхідно створити таблицю, яка буде складатися з таких колонок: «№ п / п», «Найменування документа», «Кількість аркушів в документі». Заповнення цих рядків обов'язково. Якщо виникає необхідність розширеної опису, то можна додати уточнюючі параметри документів: «Цінність», «Примітка» і т. П. Якщо є навички і досвід в тому, як заповнити інвентаризаційний опис, то і опис документів не складе труднощів. Головне стежити за регулярністю цього процесу на підприємстві і чіткого його виконання.
В кінці таблиці необхідно вказувати кількість аркушів, що містяться в описі. Підписувати слід цифрами і прописом: 2 (два), 27 (двадцять сім). Також необхідно вказати, хто складав дану опис, і додати підписи керівників компанії. Перед тим, як заповнювати опис вкладення, варто з'ясувати, хто має право підписи під такими документами. Необхідно вказувати повну назву посади керівника та прописувати його прізвище. Також в документ можна включати підписи тих, хто здавав і приймав опису. Але це не є обов'язковим для такого роду паперів.
У більшості випадків опис документів проводиться перед тим, як скласти опис майна. Також необхідно проставити дату, яка може перебувати як після підписів, так і перед таблицею опису. Опису документів складаються, як правило, у двох примірниках. Перший залишається в компанії, яка його складала, другий же, відправляється за місцем вимоги.
