Як написати пояснювальну?
Пояснювальна записка складається в тому випадку, якщо людиною було здійснено порушення дисципліни на виробництві або ж він став свідком якого-небудь події на виробництві.
- ручка
- аркуш паперу
- вміння грамотно викладати свої думки
Якщо начальник просить підлеглого написати пояснювальну записку, то в такому випадку не рекомендується впадати в паніку. Насправді складнощів з її написанням не повинно виникати. Завдяки їй буде можливість уникнути санкцій, якщо була порушена трудова дисципліна. Якщо подивитися в трудове законодавство, то там не вказано, що роботодавець повинен знайомити працівника з вмістом пояснювальної записки або акта, в яких записана суть вчиненого порушення. У працівника є право відмовитися від написання пояснення. У такому випадку складається акт. Однак потрібно пам'ятати, що завдяки пояснювальній записці з'являється шанс значно зменшити розмір стягнення. Якщо пощастить, то з працівника і зовсім може бути знята вина повністю. Коли порушення працівником були серйозні і санкції, які до нього застосовані, можуть позначитися на його подальшій кар'єрі, то в цьому випадку без допомоги кваліфікованого юриста просто не обійтися. Фахівець у галузі права підкаже, яким чином можна зменшити суму стягнення і дасть рекомендації, які слова потрібно говорити, щоб вони для роботодавця здалися досить переконливими.
Пояснювальні записки пишуться відповідно до Держстандарту Р6.0-2003 Зміст записки може бути довільним так як ні в яких документах немає чіткого зразка. Щоб не було непорозумінь найкраще для початку дізнатися точно, чи немає в організації своїх вимог до написання пояснювальної записки. Викласти всі обставини інциденту можна як на аркуші формату А4 від руки, а також набрати на комп'ютері. Не рекомендується писати пояснювальну відразу ж після того, як буде здійснено порушення дисципліни. Насамперед потрібно взяти себе в руки, заспокоїтися і все добре обдумати, щоб не написати випадково щось зайве. Вступ записки варто починати з опису події, при цьому вказується дата, час і обставини проступку. Важливо також згадати своє ім'я, прізвище, по батькові, посада, яка займається і підрозділ, в якому працює співробітник. Далі потрібно пояснити свою поведінку і причини, які спонукали людину порушити трудову дисципліну. При серйозних проступках працівнику бажано вказувати те, що при тих чи інших обставинах він повинен був діяти так, а не інакше.
Описувати всі обставини потрібно чітко і в логічній послідовності. Не рекомендується брехати і виправдовуватися. У випадку, коли причини будуть переконливими, стане і так ясно, що здійснювати проступок працівник був змушений. Викладати думки необхідно нейтрально і стримано. Не варто піддаватися емоціям. Для того, щоб не проглядалася нервозність у почерку працівника, найкраще текст набрати на комп'ютері. Добре, коли текст пояснювальної зможе поміститися на 1-1,5 сторінки. Потрібно пам'ятати, що правильно підібрані слова для пояснювальної записки зможуть допомогти зробити накладення стягнення значно меншим, а то й зовсім уникнути його. При написанні пояснювальній може бути таке, що два різних словах мають один і той же сенс, але сприймаються по-різному. Ось, наприклад, сюди відносяться слова "запізнився" і "затримався". Краще всього використовувати другий варіант, так як сприймається воно більш-менш нормально ніж перше. При його вживанні шанс пом'якшення стягнення знижується в рази.
Коли під час сталася ситуації були ще й інші учасники, не враховуючи винуватця, тоді слід згадувати і про них. Пояснювальна записка про порушення трудової дисципліни - це шанс зняти з себе всю вину повністю, однак не варто нехтувати і перекладати всю провину на інших учасників, тим самим знімаючи з себе відповідальність. Потрібно дотримуватися об'єктивності та стриманості у викладі. Після того, як пояснювальна буде складена, наприкінці потрібно не забути вказати прізвище з ініціалами, а також поставити підпис і дату складання документа. Дотримуючись рекомендацій з написання пояснювальної записки, працівникові можна буде пом'якшити стягнення або повністю уникнути відповідальності. Якщо роботодавця вдасться переконати у відсутності провини підлеглого, то він прийме рішення про те, щоб не карати співробітника. До складання пояснювальній потрібно ставитися завжди спокійно, не нервувати. Найкраще добре все обміркувати, зважити і тоді вже починати викладати свої думки на папір. Можливо, надалі виявися працівник в подібній ситуації він вже буде знати, як потрібно діяти, щоб уникнути проблем.
