Як правильно завірити копію трудової книжки: зразок
Жодна людина не оминув той момент, коли з нього вимагається завірена копія трудової книжки. Тому потрібно знати те, як правильно завірити копію трудової книжки. Зразок запевнення трудової повинен бути у кожного кадровика.
- Написати заяву в кадри.
- Перевірити готову копію.
Кожна людина стикається з проблемою виготовлення і засвідчення копій документів, наприклад трудової книжки. Існують кілька моментів у житті, коли без цього документа просто не можна обійтися. Наприклад, це може бути взяття кредиту, отримання закордонного паспорта, оформлення пенсії та ін. Тому, необхідно знати, як правильно завірити копію трудової книжки. Зразок запевнення подібного документа повинен бути у відділі кадрів. Якщо людина є працівником якоїсь організації, значить, його трудова книжка зберігається в кадрах даного підприємства. Цей відділ займається і виготовленням копій трудових своїх співробітників, і завіряє їх дійсність.
Є маленькі організації, в яких роботу відділу кадрів виконує бухгалтерія або особистий секретар керівника. У цьому випадку за засвідченою копією потрібно звертатися в ці структури. Працюючий співробітник пише заяву на ім'я директора організації з проханням про виготовлення завіреної ним копії трудової книжки. У заяві необхідно вказати установу, для якого повинна виготовлятися копія. Фахівець, який займається кадровою роботою, зобов'язаний виготовити копію документа у строк, який не повинен перевищувати 3-х робочих днів, і завірити у директора його підписом та печаткою організації. Без цих атрибутів копія не буде дійсно.
Як завірити копію трудової книжки, приклад цього повинен бути у працівника кадрів перед очима, так як без інструкції з цього питання не обійтися. Копія може бути зроблена на ксероксі або ж через сканування, а також може бути набрана на комп'ютері і роздруковано - це більш трудомісткий спосіб. Але краще віддати перевагу останній варіант. Пояснення цьому досить просте. У трудовій книжці можуть бути присутніми записи, які складно розібрати, через не завжди зрозумілого почерку кадровиків з попередніх місць роботи, а також неясності поставлених печаток організацій. Тому при ксерокопіюванні вони зовсім можуть втратити свою чіткість. Така копія може бути не прийнята в організації, яка її зажадала. Тому краще підстрахуватися.
Як правильно завірити трудову книжку, зразок друкованого варіанту, також повинен бути присутнім в кадровій службі. Щоб перевірити правильність оформлення, потрібно знати, як вона повинна бути завірена, де повинні стояти печатки та підпису. Ксерокопії робляться з кожного заповненого листа трудової, починаючи з першої сторінки, де вказані дані працівника і вказана дата її заповнення. На ксерокопіювати копії на кожному аркуші повинен бути напис «Копія вірна», підпис і печатку відповідальної особи, підпис обов'язково повинна бути розшифрована. В кінці останнього листа повинна бути написана фраза «Продовжує працювати» або «Працює по теперішній час», і далі завірено так само, як і інші сторінки.
Є інший варіант оформлення копії трудової книжки, коли вона завіряється один раз, на останньому аркуші. У цьому випадку, всі аркуші мають бути прошнуровані та пронумеровані, шнурок повинен бути виведений на останній лист, проклеєний невеликим квадратиком паперу, на ньому і ставиться підпис і печатку посвідчує особи. Крім того, поруч має бути присутня запис такого характеру «пронумеровано та прошнуровано (кількість аркушів)». Останній варіант теж буде правильним. Потрібно врахувати також те, що кожна сторінка трудової повинна бути скопійована на окремий аркуш формату А 4. Варіант копії трудової, надрукований на машинці або набраний на комп'ютері, також припускає підпису та печатки на кожній сторінці або ж наприкінці з прошивкою аркушів.
Потрібно знати також те, що завіряє печатка повинна обов'язково стояти на самій ксерокопії, а не на чистому полі аркуша під нею. Іноді для подання копії трудової книжки при отриманні кредиту або для нарахування пенсії, працівники цих організації настійно вимагають завірення кожної сторінки. Тому, щоб не ризикувати, краще дізнатися заздалегідь, як завіряти трудову книжку. Зразок виконання можна попросити в організації, яка вимагає копію. Є ще одне питання, яке хвилює людей, які закінчили свою трудову діяльність або непрацюючих на момент, коли знадобилася копія трудової. Хто запевняє документ в таких випадках? Набрати на комп'ютері або зробити ксерокопію може самостійно кожен громадянин.
Звичайно, потрібно врахувати всі поради, дані вище. Наприкінці копії не потрібно писати напис «Продовжує працювати», можна написати «Не працює з (вказати число останнього звільнення)» або «Не працює, призначена пенсія (вказати причину пенсії) з (дату призначення пенсії)». Запевняє таку копію останній роботодавець громадянина, зазначений у трудовій книжці, або працівник нотаріальної служби. Обов'язково потрібно перевірити правильність запевнення документа, оскільки практика показує, що не один раз копії робилися або завірялися невірно. Доводилося все робити заново, а це втрачений час і розстроєні нерви.